KVKK Aydınlatma Metni
Hiber Güvenlik Sistemleri A.Ş. ("Şirket") olarak, Meba Hesap ön muhasebe uygulaması, tanıtım sitesi ve müşteri ödeme sayfaları üzerinden işlediğimiz kişisel verilerinizle ilgili sizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca bilgilendiriyoruz.
- Veri sorumlusu
- Hiber Güvenlik Sistemleri A.Ş.
- Adres
- Atıfbey Mah. Prof. Türkan Saylan Cad. No: 31/R, Gaziemir / İzmir
- Telefon
- +90 532 136 71 35
- Vergi dairesi / no
- Gaziemir V.D. / 4620680812
- MERSİS no
- 0462068081200001
- Ticaret sicil no
- 203894
1. Kimin verisini, hangi sıfatla işliyoruz
- Hesap sahipleri ve kullanıcılar (Meba Hesap'a kayıt olan veya davet edilen kişiler): Bu verilerin veri sorumlusu Şirketimizdir.
- Kullanıcılarımızın kendi müşteri, tedarikçi ve çalışan kayıtları (cari kartlar, faturalar, personel bilgileri vb.): Bu kayıtları uygulamaya giren firma veri sorumlusudur; Şirketimiz bu verileri yalnızca o firma adına ve talimatıyla, hizmeti sunmak için işleyen veri işleyen konumundadır. Bu kişilerin haklarına ilişkin başvurular öncelikle ilgili firmaya yapılmalıdır.
- Ödeme sayfasını kullanan kişiler (kullanıcılarımızın müşterileri): Ekstre ve ödeme bilgileri ilgili firma adına işlenir.
2. İşlenen kişisel veriler
| Kategori | Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Ad soyad |
| İletişim | E-posta adresi, telefon, adres (girilmişse) |
| Müşteri işlem | Firma unvanı, vergi bilgileri, fatura, cari, stok, kasa-banka kayıtları, lisans ve deneme bilgileri |
| Finans | IBAN, banka hareketleri (banka entegrasyonu açılmışsa), ödeme kayıtları |
| İşlem güvenliği | Şifre özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), oturum bilgisi, IP adresi, işlem ve değişiklik kayıtları, iki adımlı doğrulama anahtarı |
| Çalışan bilgileri | Kullanıcıların girdiği personel ve maaş kayıtları (veri işleyen sıfatıyla) |
| Görsel | Yapay zekâ ile okutulması için yüklenen fiş ve fatura fotoğrafları |
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| Hesap açma, giriş, deneme ve lisans hizmetinin sunulması | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Fatura, e-Fatura / e-Arşiv, cari ve muhasebe kayıtlarının tutulması | Sözleşmenin ifası (c), hukuki yükümlülük (ç) |
| Lisans satışının faturalanması ve mali kayıtların saklanması | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (a), hukuki yükümlülük (ç) |
| Hesap güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, işlem kayıtları | Meşru menfaat (f), hukuki yükümlülük (ç) |
| Davet, şifre sıfırlama ve hizmet bildirimleri | Sözleşmenin ifası (c) |
| Vadesi gelen alacak hatırlatmaları (kullanıcının açması hâlinde) | Kullanıcı firmanın talimatı; veri işleyen sıfatıyla |
| Destek taleplerinin yanıtlanması | Meşru menfaat (f), sözleşmenin ifası (c) |
Pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti göndermeyiz. İleride gönderilecek olursa ayrıca onayınız alınır.
4. Toplama yöntemi
Veriler; kayıt ve giriş formları, uygulama içinde girdiğiniz kayıtlar, yüklediğiniz dosyalar, açtığınız entegrasyonlar (banka, pazaryeri, e-Fatura entegratörü) ve sistemin otomatik tuttuğu güvenlik kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.
5. Aktarılan taraflar
- Barındırma (sunucu) hizmeti: Veriler Türkiye'deki veri merkezinde saklanır.
- e-Fatura / e-Arşiv özel entegratörü ve Gelir İdaresi Başkanlığı: Yalnızca kullanıcının gönderdiği e-belgeler için.
- Banka, ödeme kuruluşu ve pazaryeri: Yalnızca kullanıcının açtığı entegrasyonlar kapsamında.
- E-posta ve SMS hizmet sağlayıcıları: Bildirim ve hatırlatmaların iletilmesi için.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Kanunen talep edilmesi hâlinde.
Yurt dışına aktarım
Aşağıdaki özellikler yalnızca kullanıcı tarafından açılır veya kullanılırsa, ilgili veriler yurt dışındaki hizmet sağlayıcılarına aktarılır. Bu aktarımlar KVKK m.9'da öngörülen uygun güvencelere (standart sözleşme) dayanılarak yapılır:
- Yapay zekâ asistanı ve fiş okuma: Sorduğunuz soru, ilgili kayıt özetleri ve yüklediğiniz fiş görseli, yanıt üretilmesi için Anthropic PBC'ye (ABD) iletilir.
- WhatsApp hatırlatmaları: Alıcı telefon numarası ve mesaj içeriği Meta Platforms (WhatsApp Business) altyapısı üzerinden iletilir.
6. Saklama süresi
- Muhasebe ve fatura kayıtları: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen süreler (5 ve 10 yıl) boyunca.
- Hesap ve lisans bilgileri: Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren zamanaşımı süresi kadar.
- Değişiklik geçmişi (kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiği): İlgili muhasebe kaydı saklandığı sürece.
- Oturum kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi): Oturum süresi (en fazla 30 gün) dolunca silinir.
- Gönderilen bildirim ve hatırlatma kayıtları: 2 yıl.
- Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Haklarınız (KVKK m.11)
Şirketimize başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru yöntemi
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirterek:
- Islak imzalı dilekçeyle Atıfbey Mah. Prof. Türkan Saylan Cad. No: 31/R, Gaziemir / İzmir adresine elden veya posta/noter aracılığıyla,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) ya da güvenli elektronik imza ile,
- Meba Hesap'ta kayıtlı e-posta adresinizden
iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir. Bilgi için: +90 532 136 71 35